施行管理システムとは
近年建築業界の現場でも今までのような手入力やマニュアル式の管理ではなく、システム化された管理体制が求められており、施工の段階から取り組んでいく必要があります。
そこで重要になるのが施工管理システムです。施工管理システムとは、建設現場や工事現場に必要な管理業務を効率的に改善するものを指し、人員・スケジュールから入金などの管理までを一元化して行うものです。
ここでは施工管理システムの内容について紹介します。
施行管理システムを使うメリット4つ
では施工管理システムを導入することで、現場や全体的な業務にどのようなメリットがあり、どこまで作業を効率化することが可能なのでしょうか。
現在は工事現場の手順や作業内容も最新技術が導入されるようになり、これまでの、人の手による管理だけでは間に合わなくなっているのが現状です。
管理にそれまで必要とされていた複数の人員を、施工管理システムによって効率化していくメリットを大きく4つに分けて紹介していきます。
1：情報を一元管理することができる
施行管理システムを使うメリットとしては、今まで手入力や人伝えなどで枝分かれして行われていた情報を一元化して管理することができ、正確な情報を保存していつでも取り出すことが可能になります。
施行管理システムを導入することで、すべての情報がシステムによって管理することができ、今までは紙による出力だったのが不要になり、ペーパーレスで情報が共有できます。
2：ミスを削減することができる
施行管理システムを使うことでヒューマンエラーなどの情報管理ミスを削減することが可能になり、システムですべて管理することができるので、情報を漏れなくスムーズに運用が可能です。
施行管理システムによってこれまで手入力で行われていた情報入力が効率化でき、さらに管理にかかる人員を減らして適材適所へ人員配置を変更することが可能になり、作業の大幅な効率化も同時に実現できます。
3：社外への工事進捗をスムーズに伝えられる
またシステム管理を行うことで社内はもちろん社外への工事進捗等の情報をシステムからスムーズに伝えることができるようになります。
これによって建設部署どうしの連携がスムーズになり、部署が多く乱立しがちな建築現場と外部のクライアントや発注業者とのやり取りがより簡単になります。
工事進捗の把握が社内・社外相互で可能になるために計画からズレのない工事進行が実現します。
4：ペーパーレス化によるコスト削減
施行管理システムの導入でそれまで現場ごとに部署が細分化しているために膨大な書類で進捗状況をやり取りしなくてはならなかったのが、ペーパーレスで状況確認ができるので紙を印刷する必要がなくなり、状況把握もスムーズになります。
またペーパーレス化によって膨大に使用していた紙の削減で、大幅なコスト削減になりますので浮いた予算をより重要な箇所に振り分けることもできます。
施工管理システムの主な機能9つ
施行管理システムを導入することで作業効率が高まり、ミスやコストの削減や人員配置の適正化ができ、事業計画にズレのない日程で工事進捗を管理することが可能になりました。
ここからは施行管理システムの大きな特徴を9つに分けて紹介していきますので、現場にあった施行管理システムの導入を検討してみましょう。
1：受注工事管理
まず工事の受注が発生した際に工事ごとの物件情報や契約内容・予算・契約日・工期等の情報を、管理・登録しなくてはいけません。
これらの作業を今までは手入力で行っていましたが、施工管理システムを導入することによって効率的に入力ができるようになり、これらの情報をシステムで管理することで実際に工事を行う現場でも閲覧でき、引継ぎ漏れなどのミスも防止することができます。
2：実行予算管理
建築工事の受注が発生すると事前に予算が設定されますが、施工管理システムを導入すると施工前の作成する実行予算を一元管理することができます。
システム上で工事に用いる手段や費用・かかる期間を具体的な数字で入力を行い、工事ごとの売上・最終的な利益を可視化します。
さらに工事作業中に発生した原価と実行予算がリアルタイムで比較できるので、コスト管理をスムーズにします。
3：発注管理
工事の施工前に作成する実行予算を基にして、全体の発注業務も施行管理システムの導入により効率的に実行することができます。
工事内容・業者ごとに発注先の情報登録や発注金額を記録することが可能で、発注金額に関しても自社の利益を含めた掛け率で決定することができます。
総合的に情報を管理し書類をペーパーレスで作成できるので、情報をすぐに呼び出し注文書の作成も効率的に作成します。
4：請求管理
施工管理システムを導入しておくと工事が完了して請求作業に移る際に工事や工種で分類して管理できるので、原価情報なども自動的に情報更新されるので作業の大幅な効率化が実現します。
システムで管理を行うことで発注元ごとに請求書の発行や入金予定日の設定・明細書の管理などが簡単にできるので、事務作業の効率化につながります。
5：支払い管理
工事を着工する場合には依頼のあった工事の施工計画書にしたがって必要な資材の仕入れを行わなくてはならず、それに見あった支払いが発生します。そのため、施工管理システムを導入しておくと資材代金の支払い管理が効率化できます。
仕入先に応じて支払日を登録し、支払い依頼書を作成したり支払い方法の調整が行えるので、支払額の仕訳を自動作成でき、業者別の集計表示も可能になります。
6：入金管理
施工管理システムを導入することで工事着工後に発生する発注元からの入金情報を管理することが可能になり、経理作業が大幅に効率化できます。
工事は特に受注金額が大きいほど一括入金にならない場合が多く、請求金額に対し現時点での入金額と残金の明細も管理ができるので、漏れのない管理が可能です。
施工管理システムによって重複請求や支払い忘れなどのミスを防止できます。
7：工事原価管理
施工管理システムを導入することによって現在受注されている工事の案件ごとに原価管理が可能になり、今後発生する支払い予定の管理や売上全体に対する原価率の管理も行うことができます。
ともすれば煩雑になりがちな工事原価管理をシステム上で簡略化・管理徹底を行うことで、想定外の外注費が発生した場合の赤字化を回避することが可能です。
8：工程管理
受注された工事を円滑に進めるには工事進捗と工程の管理が重要になりますが、施工管理システムを導入しておくと工事の工程をシステム上で管理できるようになるので、効率化が徹底できます。
工事案件ごとに進捗度合いを管理することで工期の遅延などもリアルタイムで可視化でき、早急に作業の遅れに気がつくことで工程の見直しや、人員の配置変更や追加などに対応することが可能です。
9：作業日報管理
工事に入ると現場の作業日報を提出させて作業の進捗や問題点のあぶり出しなどを行いますが、施工管理システムを導入すると工事案件ごとに作業日報の管理が効率的にできるようになります。
実際の作業によってかかった原価や追加発注の要請報告などを記録し保存しておくことで、実行予算との比較や原価管理の見直しができます。
さらに日報の報告によって、作業工程とブレずに工事が進んでいるかどうかの確認も取れます。
施工管理システムを選ぶ時のポイント5つ
施工管理システムに関してはその重要性の高まりと共に様々なシステムが存在し、どの施工管理システムを導入するかには管理者と現場の双方が使いやすく必要とする機能がきちんと含まれていなくてはなりません。
ここからは施工管理システムを実際に導入する際の大きなポイントを5つの項目に絞って紹介していきますので、最適なシステムの導入に役立てましょう。
1：自社の課題を整理する
施工管理システムには様々なところから複数の施工管理ソフトが供給されており、請け負う工事の内容や自社の環境に応じて本当に必要なシステムを導入する必要があります。
そこで最初に考えなくてはならないのが自社に現在ある工事や現場管理・経理作業にある問題点を洗い出し、課題となる部分を解決してくれる施工管理システムを選択することが大切になってきます。
2：必要な機能が搭載されていることを確認する
自社にとって現在の状況に必要な機能が搭載されている施工管理システムを、導入する前にしっかり確認することが重要なポイントになってきます。
施工管理システムは工事の種類や管理する内容によって搭載されている機能が各種異なりますので、自社にとって必要な機能が満たされているかどうかがシステムを選択する際にとても大切になり、導入後に変更はできないものが多く、注意が必要です。
3：カスタマイズができるかを確認する
多くの施工管理システムは搭載されている機能があらかじめ決まっているものが多く、特にクラウドで提供されているものは機能変更ができないものがあります。
しかし、導入後の環境の変化しだいでは後に機能のカスタマイズが必要になる場合も想定されるので、事前に導入後に機能のカスタマイズが可能かどうかを確認する必要がありますので注意しましょう。
4：使いやすいものを選ぶ
施工管理システムを導入するにあたり大切な点として、そのシステムが現場で使用する側にとって使いやすくなっているかどうかも選択する際の重要なポイントになります。
導入したは良いものの、機能が複雑で使いにくいシステムではかえって業務の障害になってしまい、混乱を招いてしまっては元も子もなくなります。
システムは管理者・現場側双方に便利なシステムでなくてはならず、導入する前に管理者と現場側にあらかじめ周知しておくことが大切です。
5：システムの提供形態の違いを確認する
施工管理システムには提供方法の違いがあり、提供の仕方によって導入後の運用に違いが出てくるので、システムの提供形態の違いは確認しておかなくてはいけません。
大きく分けてシステムの提供形態には2つの種類があるので、ここでは双方のメリットについて紹介いたします。
クラウド型の場合
まず導入企業の数が多いのがこのクラウド型で、クラウド型システムは基本インターネット環境を利用して導入できるので比較的に手軽な提供方法です。
初期導入や導入時のコストが抑えられること、クラウド提供なので自社でシステム構築の必要が無いためすぐに利用開始ができ運用もスムーズに行うことができます。
オンプレミス型の場合
もう一つの提供方法としてオンプレミス型があり、購入型の提供になりますので固有のシステムを完全に自社所有する方式になります。
大きな特徴として買取のようなものなので、購入してしまえば自社で使いやすいように自由にカスタマイズすることが可能になるのが大きなメリットです。
購入型なので導入時に初期費用がかかりますが、クラウド型より結果としてコストを抑えやすいのが魅力です。
施工管理システムを購入する時の注意点
施行管理システムを購入して自社に導入する際は価格面・コストの金額・機能の搭載内容など導入前に十分検討してからでないと導入を決定するべきではありません。
ここでは施行管理システムを購入する際の注意するべき点について紹介していきますので、実際にシステムを導入するときのヒントにして下さい。
導入する前に管理体制を整える
施工管理システムの導入を決定する前に自社内の現在行われている管理体制や業務の進行・経理業務の進め方などを見直し、システム導入前の管理体制を整えることが大切です。
特に業務の進め方や管理方法に関してはシステム導入後を十分に想定して改善を行っておくことが急務で、導入後にトラブルが起こらないように準備することが必要です。
多機能なシステムについて
施工管理システムは多岐にわたる機能を備えているものが多く存在するので、もし多機能な施工管理システムを導入する場合には十分な注意が必要です。
多機能であればどれだけ便利になり効率は上がりますが、システムの操作が複雑になってしまうと、せっかくの機能を使いこなせない可能性が出てきますので、管理側と現場側が双方使いこなせるシステムを選択することが大切になってきます。
自分の会社に合った施工管理システムを購入しよう
施工管理システムは導入することによって現場作業から経理業務・情報管理・運営に至るまで、すべての業務を一元化して管理することができ、会社全体の業務を効率化することが可能になる優れたシステムです。
しかしシステムの種類は機能別で多岐にわたり、その会社それぞれに合ったシステムを選択して導入を行わなくてはいけません。
自分の会社に合った施工管理システムを購入し、業務の効率化とスムーズな運営を実現しましょう。
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