建設業界における予実管理とは？
予実管理とは、目標として立てた数値としての予算と実績とを比較し、達成状況を管理するものです。
どの業界でも予実管理を適切に行うことは重要ですが、建設業界ではあらかじめ設定している予算をもとに工事を行い、工事が終われば売上として実績を出すことになるため、予実管理を行うことは非常に重要になります。
建設業での予実管理は、工事前に予算を組み、予算通りに工事を行い、完了したら予算通りに行われたのか管理するために必要な作業だと言えます。
予実管理で活用されるKPI手法とは？
予実管理を行う上で目標を達成するには、関わる従業員一人ひとりが目標達成のために的確に行動を行うことが重要です。
そのためには、目標達成の指標となるKPIを活用することが有効です。KPIとは日本語では「重要業績評価指標」と呼ばれるもので、目標達成に関係のある定量的に測定可能なものを指標として設定します。
KPIを設定することで目標達成の過程が見えるようになり、進捗がわかりやすくなります。
予実管理を行う7つの導入効果
予実管理を行うことによる建築現場での導入効果をご紹介します。
建設工事を行う場合、工事の前の段階で綿密な予算を組み、予算に基づいて工事を行い、予算通りに工事が完了しているか管理するために予実管理は必要になります。それでは、建設業界で予実管理を行うことで、具体的にどのような効果が得られるのでしょうか。
ここでは予実管理を行う7つの導入効果をご紹介しますので、どのような効果があるのか参考にしてみてください。
1：進捗の見える化と予定工期比較
建設現場で予実管理を行うことで、長いスパンで行われる工事でも現在どのくらい進んでいるか数値として確認することができるようになり、予定工期とどのくらいの差が出ているか確認することができます。
工事でさまざまなトラブルによりストップするケースもありますが、そういったトラブルを含めて、予定工期どおりに進んでいるかチェックする必要があります。予実管理を行うことで、目に見える形での進捗が把握できるようになります。
2：費用の見える化と予算比較
建設現場で予実管理を行うことで、具体的にどのくらいの費用がかかるのかわかるようになり、あらかじめ立てておいた予算との差を比較することができます。
工事を行う場合、積算部などの部署が設計書を基に工事で必要になる柱や壁などの値段を細かく計算していき、材料費や労務費などの費用を決定していきます。
そこから実際の予算を決めますが、工事が始まってから予定よりも材料費が高くなるといったケースをチェックするために予実管理は必要になります。
3：利益の見える化と見込比較
建設現場で予実管理を行うことで、契約前の案件や受注した工事の予想利益を管理することができます。
予実管理を適切に行うことで、まだ工事が始まっていない案件であっても支出を含めた最終的な予想利益を数値化し、確認することができます。
そのため、実際に工事が始まってからも、どのくらいの利益が出ているのか、見込みとどのくらいの差が出ているのかなどを比較することも可能です。
4：課題の見える化
建設現場で予実管理を行うことで、建設業者自身が抱えている課題の見える化をすることができます。たとえば工事を受注しても、最終的に赤字になってしまうケースがあるという問題を抱えている建設業者もあるでしょう。
そういった場合、予実管理を適切に行うことで、予算を決定する際に大体の金額で決めてしまっているなど、はっきりとした原因が分かるようになります。
5：予定工期への修正
建設現場で予実管理を行うことで、予定通りスケジュールが進んでいるかどうかを確認し、必要であれば軌道修正を行うこともできるようになります。
予実管理を行うことで工事が予定通りに進んでいるかどうかも随時チェックすることができるため、遅れが見られれば予定工期に修正することも可能になります。
6：予算修正
建設現場で予実管理を行うことで、あらかじめ設定している予算と実際にかかる費用を比較し、予算を修正することができるようになります。
予実管理と聞くと設定している予算で目標を必ず達成させないといけないように思われがちですが、実際は設定した予算に対しての実際の実績を比較分析することで、改善していくという手法です。
そのため、予算よりも費用の方がかかってしまっている場合、予実管理によって予算を修正していくことができます。
7：責任所在の明確化
建設現場で予実管理を行うことで、責任の所在を明確化するなどの組織のマネジメントに関わる部分も解決できます。
予実管理はテクニカルな部分を解決するイメージが強いですが、テクニカルな面だけでなく、権限を移譲する場合などの組織マネジメントを変えることで解決できる部分に役立ちます。
予実管理の5つの策定手順
予実管理の策定手順をご紹介します。実際に自社で予実管理を実施する場合、どのような手順で進めていけばいいのかわからないという方も多いのではないでしょうか。
ここでは予実管理の5つの策定手順をご紹介しますので、どのような手順で進めていけばよいのか参考にしてみてください。
1：全体計画立案
まずはプロジェクトにおける全体計画を立案します。
必要な人員などの資源を獲得し、プロジェクト全体での採算計画を作成しましょう。プロジェクトにおけるリスクも洗い出し、トラブル発生のコストなども見込んでおくことが大切です。
また、外部資源についても、コストの発生時期などを大よそでも見込んでおきましょう。
2：マイルストーン設定
目標達成のための道しるべとしてマイルストーンを設定します。
目標設定のとおりにプロジェクトが進んでいるかどうかを確認するためのマイルストーンの設定が必要です。マイルストーンの具体例としては、「進捗会」や「納品日」、「中間フォロー」などがあります。
3：進捗確認
進捗確認を行い、予実のチェックを定期的に行いましょう。
実行プロセスで発生した作業実績や経費などを確認し、ひと月のうちで発生しているコストと計画の比較なども合わせて、進捗確認を行っていきます。
進捗確認は可能であれば週次で行い、予定とどのくらいの差が発生しているかもチェックし、予定と実績の差が大きくなっていないかどうかも定点チェックしていきましょう。
4：改善策検討
進捗確認によって予実の差異が発生しており、さらに乖離が続いているようであれば分析を行い、具体的な改善策を検討する必要があります。
差異の分析によって、乖離の原因が見積もり時点での精度の低さに起因している場合、現状を省みて予算を見直す必要があります。
他にも、外注している部分のパフォーマンスに問題であったり、当初のスコープから規模が大きくなっているといった原因がわかれば、それぞれ改善策を検討します。
5：計画補正
改善策を実施し、計画の補正を行います。予実の差異を分析して対処を行うことで、最終的にコストはどのくらいになるのかを把握し、全体の計画を補正して原価流出などを最小限にするための対策を行いましょう。
また、当初の予算との差があまりにも大きい場合には、プロジェクト管理規定にのっとり、予算計画などの見直しを行う必要があります。
予実管理で活用できる3つのおすすめツール
予実管理で活用できるツールをご紹介します。
予実管理を行う場合には、実績を正確に管理していく必要があります。実績の管理は管理しやすいツールを利用すれば問題ありませんが、予算策定の際に設定した項目を日次、週次、月次で管理する必要があるため、使用に適したツールはある程度決まっています。
ここでは最後に、予実管理で活用できる3つのおすすめツールをご紹介します。
1：Excel
Excelは一般的に多くの企業で利用されているため、実績管理にも使用しやすいでしょう。
Excelのような表システムであれば、もともと数値などを管理するのに適しています。また、すでに使用しているケースも多いため、特に問題なく利用することができるでしょう。
ただし、あまりにもデータ量が多くなると1つのシートに収めにくくなるため注意が必要です。
2：Googleスプレッドシート
Googleスプレッドシートはクラウドで利用する表システムなので、社内での共有もしやすいでしょう。
Excelと使い勝手は似ていますが、Googleが提供している表システムになります。Excelと違ってクラウドで利用できるため、同時に作業することも可能です。
ただし、GoogleスプレッドシートもExcel同様データ量が多くなると使いにくくなります。
3：SFA
SFA（営業支援システム）であればデータ量が多くなっても使いやすいでしょう。
ExcelやGoogleスプレッドシートではデータ量の問題で使いにくさを感じている場合、SFAを導入するのがおすすめです。
SFAの導入には費用が掛かりますが、ExcelやGoogleスプレッドシートのように計算式を用意してデータの加工などをする必要がなく、さらに直感的な操作で簡単に利用することができます。
予実管理での差異分析で計画達成精度を向上しよう！
予実管理を行って工事の予定と実績の差異を管理することにより、プロジェクトの達成精度を向上することが可能になります。
ぜひこの記事でご紹介した建設業界における予実管理の概要や予実管理を行う導入効果、予実管理の策定手順などを参考に、的確な予実管理を実施するようにしましょう。
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