図面をデータ化するメリット5選
紙媒体で作成した図面は、デジタルデータとして保管でき、図面をデータ化するメリットには、さまざまなものがあります。
ここでは、コピーが簡単、共有しやすい、保管がしやすい、探しやすい、手作業よりも簡単という、図面をデータ化するメリットについて5つ紹介していきます。
1：コピーが簡単
1つめの図面をデータ化するメリットは、コピーが簡単なことです。
図面を何人かで共有したり、サンプルとしての図面が必要な場合など、いくつも図面が必要になる場合があり、紙媒体だと複製する度にスキャンしたりする手間がかかってしまいます。
図面をデータ化しておけば、PC上で簡単にコピーして複製できるようになり、いくつも図面が必要な場合でもすぐに用意することが可能です。
2：共有しやすい
2つめの図面をデータ化するメリットは、共有しやすいことです。
紙媒体で作成した図面を共有する場合、複数の図面を用意したり、図面を探し出したりする必要が出てくるので、手間がかかってしまいます。
図面をデータ化しておけば、PDFなどのファイルにしてメールで送信したり、部署や部門をまたいだ図面データを閲覧したりできるので、図面を簡単に共有できるようになります。
3：保管がしやすい
3つめの図面をデータ化するメリットは、保管がしやすいことです。
紙媒体の図面を保管する場合、紙が水に濡れて劣化したり、別の場所に紛れ込んだりして、紛失してしまう可能性があります。
データ化された図面では、パソコンに保管してあるデータを閲覧するだけなので、紛失する心配がありません。また、ファイル名や保存先などのルールを決めておけば、どこにどのようなデータがあるのかを一目で把握できるようになります。
4：探しやすい
4つめの図面をデータ化するメリットは、探しやすいことです。
紙媒体の図面だと、何枚もある図面の中から必要なものを探し出す必要があるので、効率が悪く時間がかかってしまいます。
図面をデータ化して、カテゴリーごとに分けて保存しておけば、必要な図面の保存場所がわかりやすくなり、使いたい時にすぐに見つかることでしょう。また、検索機能を利用して、必要なデータをピンポイントで探し出すこともできます。
5：手作業よりも簡単
5つめの図面をデータ化するメリットは、手作業よりも簡単なことです。
図面をデータ化しておけば、間違っている部分を素早く書き直したり、寸法や面積などの整合性を自動で計算してくれるので、手作業よりも簡単に正確な図面を作成できます。
手作業で図面を作成する場合、人によって細かな書き方が異なりますが、データ化した図面では同じフォーマットの図面を作成できるので、現場の混乱を招きにくくなります。
紙図面をデータ化する方法3STEP
図面をデータ化しておけば、簡単に図面を管理して使えるようになります。紙図面をデータ化するためには、いくつかの手順があります。
ここでは、紙図面をスキャンする、拡張子を変更する、読み取った画像を修正するという、紙図面をデータ化する方法について3つの手順と共に紹介していきます。
1：紙図面をスキャンする
1つめの紙図面をデータ化する方法は、紙図面をスキャンすることです。
紙媒体の図面をデータ化するためには、紙図面をスキャンして電子データに変換する必要があり、図面のサイズに応じた機械によって紙図面をスキャンします。
紙図面をスキャンする場合、図面に折り目がついてしまうと折り目ごとスキャンされてしまって、使いづらい図面データになってしまうので、アイロンをかけたりして折り目を消しておく必要があります。
2：拡張子を変更する
2つめの紙図面をデータ化する方法は、拡張子を変更することです。
紙媒体で作成した図面をデータ化して、パソコンで編集できるようにするためには、CADで編集できるようなファイル形式にしなければなりません。
画像データとしてスキャンした図面をPDFやDWF、DFNなどのCADで編集できるようなファイルに変換して、CADで編集可能な拡張子に変更する必要があります。
3：読み取った画像を修正する
3つめの紙図面をデータ化する方法は、読み取った画像を修正することです。
紙媒体で作成した図面をスキャンする際に、線の細かなゆがみや傾きが生じたり、紙の状態によっては折り目がスキャンされてしまったりして、元の図面と比べて不備が出てしまうことがあります。
図面をデータ化する際には、読み取った画像を本来の図面になるよう修正する必要があります。
紙図面をデータ化した場合の保管方法4選
紙図面をデータ化する際には、安全で使いやすくなるように保管しておくことが大切で、紙図面をデータ化した場合の保管方法には、さまざまなものがあります。
ここでは、社内のサーバー、磁気テープ、クラウド管理、外部記憶装置という、紙図面をデータ化した場合の保管方法について4つ紹介していきます。
1：社内のサーバー
1つめの紙図面をデータ化した場合の保管方法は、社内のサーバーです。
社内サーバーで図面データを保管する場合、クローズドなネットワーク環境でセキュリティが高いため、情報漏洩などのリスクを抑えられます。また、カスタマイズも可能で、ストレージ容量が足りなくなってもすぐに増設できます。
しかし、社内サーバーはメンテナンスが必要なので、図面を保管するサーバーを管理するための人員が必要です。
2：磁気テープ
2つめの紙図面をデータ化した場合の保管方法は、磁気テープです。
磁気テープは、大容量でも安価に使用できる記憶媒体なので、大量の図面を保管したり、図面と合わせて写真やデータを保管する際にも、容量を気にすることなく保管できます。
しかし、磁気テープには寿命があり、長期間保管している図面データを読み込めなくなってしまう可能性があるため、定期的にテープを交換したりバックアップを取ったりする必要があります。
3：クラウド管理
3つめの紙図面をデータ化した場合の保管方法は、クラウド管理です。
クラウド環境で図面データを管理する場合、インターネット環境さえあれば図面を呼び出せるので、離れた場所の支社からでも図面を使えるようになります。
図面データを保存するデータセンターのセキュリティは高いのですが、自社のインターネット環境に障害が発生したら、図面を呼び出せずに業務をストップさせてしまうリスクがあります。
4：外部記憶装置
4つめの紙図面をデータ化した場合の保管方法は、外部記憶装置です。
CD-ROMやUSBメモリ、外付けHDDやSSDなどの外部記憶装置は、小型で持ち運んで使用するのにも便利なので、社外で図面データを使いたい場合などにも便利です。
しかし、外部記憶装置は小型で持ち運びやすい反面、落としたり置き忘れたりしてしまう可能性もあり、しっかりと管理しておかないと情報が漏洩してしまうリスクもあります。
紙図面のスキャナーを選ぶ注意点4つ
紙図面をデータ化する際に、スキャナーで図面をスキャンする必要があり、紙図面のスキャナーを選ぶ際の注意点には、さまざまなものがあります。
ここでは、オーバーヘッド型を選ぶ、解像度を上げてスキャンする、モノクロでスキャンする、製本図面はバラすという、紙図面のスキャナーを選ぶ注意点について4つ紹介していきます。
1：オーバーヘッド型を選ぶ
1つめの紙図面のスキャナーを選ぶ注意点は、オーバーヘッド型を選ぶことです。
オーバーヘッド型のスキャナーは、スキャンのためのセンサーが上部についていて、図面を台において上からスキャンできるスキャナーです。
上からスキャンできるので、製本された状態の図面でもページをめくるだけで簡単にスキャンできます。また、図面を上に向けたままスキャンできるので、細かなズレも簡単に直せることでしょう。
2：解像度を上げてスキャンする
2つめの紙図面のスキャナーを選ぶ注意点は、解像度を上げてスキャンすることです。
図面データを閲覧するだけであれば、低い解像度でスキャンしても問題ないのですが、CADに取り込んで編集する場合は、ある程度の解像度が必要です。
紙図面の解像度を上げてスキャンするために、高い解像度を出せるスキャナーでスキャンすることが大切です。600dpi程度の解像度があれば、図面データを二次利用しやすくなるでしょう。
3：モノクロでスキャンする
3つめの紙図面のスキャナーを選ぶ注意点は、モノクロでスキャンすることです。
図面をスキャンする際に、色のあるカラーでのスキャンも可能ですが、カラーでスキャンするとデータ容量が大きくなって、図面データを保存するストレージを圧迫してしまいます。
モノクロで紙図面をスキャンすれば、データ容量を抑えながら加工しやすい図面データに変換できるので、モノクロでスキャンできるスキャナーを使用することが大切です。
4：製本図面はバラす
4つめの紙図面のスキャナーを選ぶ注意点は、製本図面はバラすことです。
A1サイズやA2サイズなどの大きな図面を製本する際には、図面をペラ折りしてA4サイズで製本されるので、製本した状態でスキャンすると不備が出てきてしまいます。
ペラ折りされている大きなサイズの紙図面をスキャンする際には、あらかじめ製本図面をバラしておいて、折り目などをなくしてスキャンすることが大切です。
紙図面をデータ化した際の注意点3選
紙図面をデータ化しておけば、すぐに図面を呼び出して共有できるようになりますが、紙図面をデータ化した際の注意点には、さまざまなものがあります。
ここではデータの流出、外部記憶装置の保管場所、原本の処理方法という、紙図面をデータ化した際の注意点について3つ紹介していきます。
1：データの流出
1つめの紙図面をデータ化した際の注意点は、データの流出です。
紙図面をデータ化すれば、いつでも簡単に図面を呼び出して使えるようになる反面、データを保存するストレージのセキュリティが甘いと、ウイルスやハッキングなどにより情報が漏洩してしまう可能性があります。
データにアクセスするための認証機能や、送信データの暗号化などによって、外部に情報が漏れださないように工夫しておくことが大切です。
2：外部記憶装置の保管場所
2つめの紙図面をデータ化した際の注意点は、外部記憶装置の保管場所です。
外部記憶装置には寿命があり、外部記憶装置に図面データを保管する場合、一定の期間ごとに記憶媒体を取り替えて使用したり、バックアップを取ったりしておく必要があります。
また、湿気のたまりやすい場所や紫外線の当たりやすい場所など、保管環境によって劣化しやすくなる特徴もあるため、適切な環境で保管しておくことが大切です。
3：原本の処理方法
3つめの紙図面をデータ化した際の注意点は、原本の処理方法です。
紙図面をデータ化した後でも、ある程度の期間紙図面を保管しなければならない場合もあり、原本が外部に流出したりしないように注意が必要になります。
引き続き紙図面を保管する場合、データ化前と同じように保管したり、セキュリティの高い外部の保管場所を借りたりして、安全な環境で保管することが大切です。
紙図面をデータ化して作業の効率化を図ろう
ここまで、紙図面をデータ化する方法や保管場所などについて紹介してきました。
紙図面をデータ化すれば、簡単に図面を共有できるようになるため作業の効率化も見込めます。図面の管理でお悩みの方は、ぜひ紙図面をデータ化して、作業を効率化させてみてください。
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